Bureau ABD, Bureau Algemene Bestuursdienst, was hard toe aan een nieuw CRM-systeem. De oude software werd niet meer ondersteund en er was steeds meer aangebouwd, zodat de database met veel plakband aan elkaar gehouden werd. Om het management development voor topambtenaren weer volop te kunnen ondersteunen werd gekozen voor een nieuw crm-systeem. Na een aanbestedingsprocedure werd gekozen voor een standaardoplossing van softwareleverancier CRMatch op basis van Microsoft Dynamics CRM.

Het bureau is een onderdeel van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en is het management developmentbureau voor de top van de rijksoverheid. Er wordt zorggedragen voor het werving- en selectieproces en voor de opleiding en ontwikkeling van ongeveer 600 topmanagers bij het Rijk. De insteek was om voor een overzichtelijk CRM-systeem te zorgen waarin zowel de kandidaten als vacatureprocedures eenvoudig kunnen worden begeleid.

Volgens Bram de Klerck, directeur van het ABD, was dat met de vorige applicatie niet meer mogelijk. Het oude systeem liep volgens hem op z’n laatste benen en er kwamen veel klachten binnen over de gebruikersvriendelijkheid. Er was behoefte aan een nieuw systeem dat flexibeler is en meer mogelijkheden biedt. Het moest een standaardsysteem worden, zo van de plank, en niet iets dat speciaal voor het ABD geschreven moest worden. Hiermee wilde de Klerck voorkomen dat het een langdurige implementatie zou worden en de kosten navenant zouden zijn. Na een aanbestedingsprocedure is uiteindelijk gekozen voor een standaardoplossing van CRMatch op basis van Microsoft Dynamics CRM.

Tevreden over nieuw CRM-systeem

Er wordt nu ongeveer drie maanden gewerkt met het systeem en het was voor de gebruikers in eerste instantie even wennen, maar de positieve resultaten beginnen al zichtbaar te worden. De werknemers zijn nu al meer tevreden met het nieuwe systeem dan met het oude, terwijl de overstap nog vers is. De efficiencyslag die men verwacht, moet nog komen, maar daar heeft de directeur alle vertrouwen in. Er gaan meer taken uitgevoerd worden bij het bureau en hij zou het mooi vinden als dat kan met hetzelfde aantal mensen. Hij is er vooral blij omdat dat de overgang redelijk geruisloos is gegaan en dat de processen gewoon door konden lopen.

Volgens applicatiebeheerder Irene van der Kraats komt dit omdat er gekozen is voor een pakket met proven technology. Daarnaast is het logisch in gebruik en biedt het gemakkelijke overzichten. Nadat de wensen en eisen in kaart waren gebracht en de offertes binnen waren, kregen drie CRM-aanbieders de kans om hun systeem te presenteren. Volgens van er Kraats was het een logische keuze dat er voor CRMatch gekozen werd. Het geeft een vertrouwd gevoel want iedereen kent de gedachtegang en logica vanuit Microsoft. Dat blijkt uit de workflow van het pakket en hoe het er uitziet. Omdat er op Buitenlandse Zaken met Office op Windows-platformen wordt gewerkt, is de integratie voor nu en in de toekomst goed geregeld.

CRMatch goed sparringpartner

Dat het CRM-systeem goed is ingericht, is volgens van der Kraats, mede te danken aan CRMatch, dat vanaf de eerste presentatie de juiste sparringpartner bleek te zijn. Ze wisten meteen waar ze het bij bureau ABD over hadden en dachten heel goed mee. Er werd een handig kruistabel ontwikkeld voor evenementen. Hiermee is het direct mogelijk om te zien wie er geweest is, wie zich heeft afgemeld of niet is op komen dagen. Dat is belangrijke informatie die anders handmatig moet worden bijgehouden.

Verder is het uitermate handig dat de rapportages gemakkelijk naar Word en Excel geëxporteerd kunnen worden. Dat komt goed van pas bij het maken van de verzendlijsten voor het magazine dat door het bureau ABD gemaakt wordt. De integratie met Outlook werkt ook goed. Kandidaten kunnen vanuit het systeem gemaild worden en mochten ze niet doorgaan in de procedure, dan krijgen ze automatisch een email. De ontvangstbevestiging gaat er ook automatisch uit.

Meer over de Microsoft-CRM implementatie door CRMatch is hier te vinden.